Le mode Multi-Sociétés
Le mode Multi société vous permet de gérer plusieurs points de vente, dont certaines données sont ||communes, et d’autres totalement distinctes :
Le même logiciel de caisse en ligne est utilisé pour gérer tous vos magasins.
Seuls les identifiants et droits seront différents pour chaque boutique.
De ce fait, les bases de données peuvent être soit partagées, soit séparées.
Les droits de chaque magasin et les relations entre eux sont paramétrés en fonction de votre besoin (pour les commandes de marchandises auprès des fournisseurs notamment)
Il existe 2 modèles en multi-sociétés :
Les utilisateurs de Sociétés Filles n’ont pas de vue sur la Société Mère, ni sur les autres Sociétés Filles.
Les utilisateurs de Société Mère ont une vue et un accès aux données des Sociétés Filles.
Les utilisateurs de Sociétés Sœurs n’ont pas de vue les autres Société Sœurs.
Quel que soit le modèle choisi, chaque magasin aura son propre suivi de stocks et une comptabilité distincte.
L’instance Odoo configurée en mode multi sociétés permet d’avoir un même référencement, partagé avec toutes les entités filles et/ou sœurs.
Les données communes sont :
les fiches contacts (fournisseurs et clients) complètes – hors points fidélités
les contenants
les fiches articles avec leurs prix et descriptifs
Le dispositif de fidélité n’est pas commun car il est un dispositif comptable donc inhérent à chaque magasin et non partagé. En effet, les points correspondent à une valeur
de récompense qui constitue une immobilisation/provision comptable pour chaque entité.
Une modification d’information dans une base de données partagée impactera toutes les Sociétés.
De ce fait, une mise à jour ou ajout produit peut se faire depuis une seule Société. Toutes les autres seront alimentées.
Excepté pour les champs suivants dans la fiche article : taxe à la vente / taxe fournisseur / Prix d’achat HT.
Pour ces 3 champs, les mises à jour se feront en se connectant dans chaque Société.
Commander des produits :
La Société Mère passe commande auprès des fournisseurs de façon « classique », puis règle ses factures auprès de chacun d’entre eux
Les Sociétés Filles passent commande auprès de la Société Mère. Dans les fiches articles :
Pour la Société Mère : les fournisseurs indiqués sont les fournisseurs réels
Pour les Société Fille : la Société Mère est l’unique fournisseur pour tous les articles.
Lorsque la Société Mère reçoit le bon de commande, elle :
Valide la livraison –> Le bon de réception est en état « Prêt » chez la Société qui achète.
Facture –> la facture est créée chez la Société qui vend, et également chez la Société chi achète, en mode « Brouillon ».
Lorsque la Société Fille reçoit la marchandise, elle :
Valide la réception pour mettre à jour son stock.
Devra valider la facture fournisseur.
Les Sociétés Sœurs peuvent acheter :
aux fournisseurs réels directement de façon « classique », (puis règlent leurs factures auprès de chacun d’entre eux
ou
aux autres Sociétés Sœurs. Dans ce cas, dans les fiches articles :
Indiquer la Société Sœur comme 2ème fournisseur, en plus du fournisseur réel. Les 2 fournisseurs auront bien sur les même prix d’achat.
Lorsque la Société qui vend reçoit le bon de commande, elle :
Valide la livraison –> Le bon de réception est en état « Prêt » chez la Société qui achète.
Facture –> La facture est créée chez la Société qui vend, et également chez la Société chi achète, en mode « Brouillon ».
Lorsque la Société Sœur qui achète reçoit la marchandise, elle :
Valide la réception pour mettre à jour son stock.
Devra valider la facture fournisseur.
Après livraison de la marchandise :
la Société Mère crée la facture correspondante –> Création d’une facture « Ouverte ».
la Société fille constate que cette facture est générée automatiquement chez elle –> Facture en statut « Brouillon ».
A réception de la marchandise :
La Société Fille valide la facture –> Facture en statut « Ouverte ».
Au règlement de la facture :
La Société Filles enregistre un paiement –> Facture Fournisseur en statut « Payé ».
Ces documents de facture impactent alors la comptabilité interne de la Société Fille.
La société Mère fait de même de son côté, enregistre le paiement pour sa propre comptabilité distincte –> Facture Client en statut « Payé ».
Le même mécanisme s’applique que pour le mode Mère / Filles.
La Société Sœur qui vend ayant le « rôle » de la Société Mère décrite précédemment.
Chaque Société a sa propre comptabilité : comptes comptables, TVA, etc. sont séparés.
La société Mère a une vue globale : sur ses données comptables et celles des sociétés Filles.
Les Société filles n’ont accès qu’à leurs propres données comptables.
Les sociétés sœurs n’ont accès qu’à leurs propres données comptables.
Toutes les autres fonctionnalités courantes du logiciel de caisse.
Vracoop se retrouvent dans la version multi société.
| Les bases de données communes | Les informations propres à chaque boutiques |
|---|---|
| Base produits | Les stocks |
| Base fournisseurs | La comptabilité |
| Base clients | Les informations fiscales |
Le principe
Le même logiciel de caisse en ligne est utilisé pour gérer tous vos magasins.
Seuls les identifiants et droits seront différents pour chaque boutique.
De ce fait, les bases de données peuvent être soit partagées, soit séparées.
Les droits de chaque magasin et les relations entre eux sont paramétrés en fonction de votre besoin (pour les commandes de marchandises auprès des fournisseurs notamment)
Il existe 2 modèles en multi-sociétés :
Modèle MERE / FILLES :
Modèle SOEURS :
Les utilisateurs de Sociétés Filles n’ont pas de vue sur la Société Mère, ni sur les autres Sociétés Filles.
Les utilisateurs de Société Mère ont une vue et un accès aux données des Sociétés Filles.
Les utilisateurs de Sociétés Sœurs n’ont pas de vue les autres Société Sœurs.
Quel que soit le modèle choisi, chaque magasin aura son propre suivi de stocks et une comptabilité distincte.
Les fonctions possibles
Fonction 1 : Des bases de données communes
L’instance Odoo configurée en mode multi sociétés permet d’avoir un même référencement, partagé avec toutes les entités filles et/ou sœurs.
Les données communes sont :
les fiches contacts (fournisseurs et clients) complètes – hors points fidélités
les contenants
les fiches articles avec leurs prix et descriptifs
Le dispositif de fidélité n’est pas commun car il est un dispositif comptable donc inhérent à chaque magasin et non partagé. En effet, les points correspondent à une valeur
de récompense qui constitue une immobilisation/provision comptable pour chaque entité.
En mode Mère/Filles et en mode Sœurs
Une modification d’information dans une base de données partagée impactera toutes les Sociétés.
De ce fait, une mise à jour ou ajout produit peut se faire depuis une seule Société. Toutes les autres seront alimentées.
Excepté pour les champs suivants dans la fiche article : taxe à la vente / taxe fournisseur / Prix d’achat HT.
Pour ces 3 champs, les mises à jour se feront en se connectant dans chaque Société.
Fonction 2 : Commandes inter-sociétés
En mode Mère/Filles
Commander des produits :
La Société Mère passe commande auprès des fournisseurs de façon « classique », puis règle ses factures auprès de chacun d’entre eux
Les Sociétés Filles passent commande auprès de la Société Mère. Dans les fiches articles :
Pour la Société Mère : les fournisseurs indiqués sont les fournisseurs réels
Pour les Société Fille : la Société Mère est l’unique fournisseur pour tous les articles.
Lorsque la Société Mère reçoit le bon de commande, elle :
Valide la livraison –> Le bon de réception est en état « Prêt » chez la Société qui achète.
Facture –> la facture est créée chez la Société qui vend, et également chez la Société chi achète, en mode « Brouillon ».
Lorsque la Société Fille reçoit la marchandise, elle :
Valide la réception pour mettre à jour son stock.
Devra valider la facture fournisseur.
En mode Sœurs
Les Sociétés Sœurs peuvent acheter :
aux fournisseurs réels directement de façon « classique », (puis règlent leurs factures auprès de chacun d’entre eux
ou
aux autres Sociétés Sœurs. Dans ce cas, dans les fiches articles :
Indiquer la Société Sœur comme 2ème fournisseur, en plus du fournisseur réel. Les 2 fournisseurs auront bien sur les même prix d’achat.
Lorsque la Société qui vend reçoit le bon de commande, elle :
Valide la livraison –> Le bon de réception est en état « Prêt » chez la Société qui achète.
Facture –> La facture est créée chez la Société qui vend, et également chez la Société chi achète, en mode « Brouillon ».
Lorsque la Société Sœur qui achète reçoit la marchandise, elle :
Valide la réception pour mettre à jour son stock.
Devra valider la facture fournisseur.
Fonction 3 : Facturation inter-sociétés
En mode Mère / Filles
Après livraison de la marchandise :
la Société Mère crée la facture correspondante –> Création d’une facture « Ouverte ».
la Société fille constate que cette facture est générée automatiquement chez elle –> Facture en statut « Brouillon ».
A réception de la marchandise :
La Société Fille valide la facture –> Facture en statut « Ouverte ».
Au règlement de la facture :
La Société Filles enregistre un paiement –> Facture Fournisseur en statut « Payé ».
Ces documents de facture impactent alors la comptabilité interne de la Société Fille.
La société Mère fait de même de son côté, enregistre le paiement pour sa propre comptabilité distincte –> Facture Client en statut « Payé ».
En mode Sœurs
Le même mécanisme s’applique que pour le mode Mère / Filles.
La Société Sœur qui vend ayant le « rôle » de la Société Mère décrite précédemment.
La comptabilité
Chaque Société a sa propre comptabilité : comptes comptables, TVA, etc. sont séparés.
En mode Mère / Filles :
La société Mère a une vue globale : sur ses données comptables et celles des sociétés Filles.
Les Société filles n’ont accès qu’à leurs propres données comptables.
En mode Sœurs :
Les sociétés sœurs n’ont accès qu’à leurs propres données comptables.
En Point de Vente
Toutes les autres fonctionnalités courantes du logiciel de caisse.
Vracoop se retrouvent dans la version multi société.
Mis à jour le : 01/06/2022
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