Comment bien clôturer une session du Point de Vente en fin de journée ?

En fin de journée, il faut quitter votre espace Point de Vente pour fermer la session et clôturer la caisse.

Note : quitter l’interface de caisse uniquement si l'icône de connexion internet est en vert. Cela indique que l’ensemble des tickets de votre journée sont bien enregistrés sur le serveur. Si ce n'est pas le cas, référez-vous au tuto Que faire si ... Il n'y a plus de connexion Internet

Voici les étapes de clôture :

1- Sortir du Point de Vente

Cliquer sur "Fermer" puis rapidement sur "Confirmer", tout en haut à droite de votre espace Point de Vente
--> Votre écran bascule en back-office.

Vous pouvez repérer en haut à droite les différents états de la session : Contrôle à l'ouverture / En cours / Contrôle de fermeture / Fermé et validé :

A cette étape, votre session est toujours "En cours". (Vous pourriez alors décider de reprendre l'encaissement en appuyant sur le bouton "Continuer la vente".)

La clôture complète d'une session se fait en 2 étapes : 1- La Fermeture / 2- La clôture des écritures comptables

2- Contrôler les encaissements du jour

La phase de contrôle est primordiale. Il est nécessaire de prendre le temps chaque soir de bien réaliser cette étape.

[Si vous avez des espèces à sortir de la caisse pour mise en banque] : cliquer sur "Sortie d'espèces", puis indiquer la somme à sortir de la caisse, et sortir réellement ce montant du tiroir caisse pour une mise en banque ultérieure

Cliquer sur "Régler le solde de clôture"

Compter pièce par pièce et billet par billet ce qu'il reste dans le tiroir caisse (après la potentielle sortie d'espèce). Et l'indiquer pour chaque ligne de monnaie.
Le total compté est le montant d'ouverture pour le lendemain

--> la différence indiquée doit être de 0 € (différence entre solde théorique calculé automatiquement par le logiciel et solde réel constaté en comptant la caisse).
NB : Solde théorique et réel ne concernent que l'argent liquide (les espèces)

Vérifier le montant encaissé en CB : il doit être égal à votre résumé TPE

Vérifier le montant encaissé en chèques

3- Fermer et Clôturer en fonction du cas de figure

* Cas 1 : Tout est correct : CB ok, Chèque ok et Différence espèces = 0

7. Cliquer sur "Fin de session", puis "Valider la fermeture et les écritures comptables" (Fermeture + Clôture)




* Cas 2 : On observe une différence d'espèces très faible
Cela peut correspondre à une erreur de rendue de monnaie, dans un sens ou dans l'autre. C'est la vie de l'épicerie. La perte ou bénéfice engendré sur cette petite somme sera prise en compte dans les transferts. Ne pas remettre de sa poche !
7. Cliquer sur "Fin de session", puis "Valider la fermeture et les écritures comptables" (Fermeture + Clôture)




* Cas 3 : On observe une différence d'espèces conséquente, mais je sais la corriger
7. bis. Après correction de l'erreur de paiement,
Cliquer sur "Fin de session", puis "Valider la fermeture et les écritures comptables" (Fermeture + Clôture)




* Cas 4 : On observe une différence d'espèces conséquente et je ne sais pas la corriger
7. Ter. Cliquer juste sur "fin de session", mais PAS sur "valider la fermeture et les écritures comptables". (Fermeture seule)

Laisser la session dans l'état "Contrôle de fermeture" et envoyer un message au support client pour expliquer le problème.

Pour débuter une nouvelle journée, cliquer sur "Mes Sessions" puis ouvrir une session secondaire. Vous pourrez encaisser normalement, sur votre session de secours !
Il faudra ensuite corriger l'erreur de la première session à l'aide d'un membre de l'équipe Vracoop, puis la clôturer. (Clôture)

Fermeture de session :


Clôture de session :


Une clôture de session est définitive. Elle valide les écriture comptables associées à chaque transactions. Après une clôture, il ne sera plus possible de revenir sur les tickets de la session.

Voir : Que faire si ... une session a été clôturée à 0 €

Mis à jour le : 04/07/2023